Manajemen
Proyek Sistem Informasi
¨ Tahapan Manajemen Proyek
- Perencanaan
à
Penetapan sasaran, pendefenisian proyek dan
organisasi tim yang dipimpin manajer proyek
Syarat Organisasi :
1.
Mendefenisikan sasaran dan target waktu
2.
Pekerjaan unik
3.
Pekerjaan terdiri dari tugas yang
kompleks dan saling berhubungan serta memerlukan ketrampilan khusus
4.
Proyek bersifat sementara tetapi penting
5.
Meliputi hampir semua lini organisasi
Tanggung
jawab manajer proyek :
Ø Menyelesaikan
seluruh kegiatan dengan urutan yang tepat dan waktu yang tepat
Ø Menyelesaikan
proyek sesuai budget
Ø Proyek
memenuhi syarat kualitas
Ø Memotivasi
dan memberikan informasi yang dibutuhkan tenaga kerja yang ditugaskan dalam
proyek
Penggolongan
organisasi proyek :
q Organisasi
Ideal :
§ Spesialisasi
§ Tingkatan
berjenjang
§ Berdasarkan
prosedur kerja
§ Hubungan
impersonal
§ Promosi
berbasis kompetensi
q Organisasi
Efektif :
§ Dapat
memahami tujuan proyek
§ Mengetahui
keberadaan orang – orang yang akan terlibat dalam proyek
§ Mempublikasikan
informasi mengenai tim proyek seawal mungkin
§ Penentuan
pendelegasian tugas dan wewenang
§ Pengelompokan
anggota tim berdasarkan fungsi
q Organisasi
Individu :
§ Hanya
terdiri dari seorang anggota
§ PM
merangkap sebagai fungsi – fungsi lain dalam proyek
§ Digunakan
dalam proyek skala kecil
§ Proyek
sebagai bagian dari organisasi fungsional
§ Tahapan
Manajemen Proyek
q Organsasi
Proyek Murni
§ Proyek
terpisah dari organisasi induk
§ Menjadi
Manajer Proyek dapat melakukan pembangunan sumber daya dari luar berupa sub
kontraktor atau supplier selama sumber daya itu tidak tersedia atau tidak bisa
dikendalikan dalam organisasi
q Organisasi
Matriks
§ Organisasi
proyek murni yang melekat pada divisi fungsional pada organisasi induk
§ Menggabungkan
kelebihan organisasi fungsional dengan organisasi proyekmurni
Memilih
bentuk organisasi proyek :
ü Frekuensi
adanya proyek baru
ü Waktu
kelangsungan proyek
ü Ukuran
proyek
ü Kompleksitas
hubungan
Langkah
– langkah dalam tahap perencanaan proyek :
·
Penentuan tujuan proyek dan kebutuhan –
kebutuhannya
·
Membuat daftar dan uraian pekerjaan –
pekerjaan apa saja yang diperlukan
· Merancang organisasi proyek untuk
menentukan departemen yang dibutuhkan, subkontraktor dan manajer – manajer yang
bertanggung jawab terhadap aktivitas pekerjaan
·
Jadwal
·
Membuat rencana anggaran dan sumberdaya
·
Ramalan waktu, biaya dan performansi
penyelesaian proyek
Tujuan
pembutan rencana :
·
Sebagai petunjuk bagi manajer dan tim
proyek
· Untuk memberitahukan sumberdaya apa yang
diperlukan, kapan dan biaya yang dikeluarkan
· Memungkinkan untuk mengukur kemajuan
yang telah dibuat da keterlamabtan yang terjadi
Aktivitas
yang termasuk dalam Perencanaan :
·
Rincian Pekerjaan (Statement of Work)
·
Jadwal Proyek
·
Anggaran dan dukungan keuangan
·
Testing
·
Dokumentasi
·
Implementasi
·
Rencana Peninjauan Pekerjaan
·
Justifikasi Ekonomi
B.
Penjadwalan (Schedulling)
à Menghubungkan
antara tenaga kerja, uang dan bahan yang digunakan dalam proyek. Pendekatan
yang populer digunakan adalah Diagram Gantt atau Metode Bagan Balok (Bar
Chart). Cara lain dengan PERT (Project Evaluation and Review Technique) dan CPM
(Critical Path Method)
Karakteristik
dasar PERT
J
A L U R K R I T I S
Ciri
– ciri :
1. Jalur
yang memakan waktu terpanjang dalam suatu proses
2. Jalur
dengan tenggan waktu antara selesainya suatu tahap kegiatan dengan mulainya
suatu tahap kegiatan berikutnya
3. Tidak
adanya tenggang waktu tersebut yang merupakan sifat kritis dari jalur kritis
Manfaat
analisis jalur kritis :
¨ Dapat
diketahui rencana proyek secara terperinci sebelum proyek berjalan
¨ Dapat
diketahui berapa lama proses produksi memakan waktu
¨ Manajemen
dapat mengetahui kegiatan mana yang perlu pengendalian cermat
¨ Dapat
diketahui besar kapasitas tertunda (idle capacity) yaitu dengan melihat besar
slack dan float
Slack dan float : perbedaan waktu paling cepat
(earliest time) dengan waktu paling lambat (latest time)
Slack
digunakan dalam jaringan berdasarkan kejadian (event) sedangkan float
berdasarkan kejadian (activity)
Kegiatan
A, C, E dan F
10
+ 10 + 40 + 20 = 80 hari
¨ Jalur
kritis PERT adalah 80 hari
Kelebihan
PERT :
1. Sangat
bermanfaat untuk menjadwalkan dan mengendalikan proyek besar
2. Tidak
memerlukan perhitungan matematis yang rumit
3. Network
dapat melihat hubungan antar kegiatan proyek secara cepat
4. Analisis
jalur kritis dan slack membantu menunjukkan kegiatan yang perlu diperhatikan
5. Dokumentasi
proyek menunjukkan siapa yang bertanggung
untuk berbagai kegiatan
6. Dapat
diterapkan untuk proyek yang bervariasi
7. Berguna
dalam pengawasan biaya dan jadwal
Keterbatasan
:
¨ Kegiatan
harus jelas dan hubungan harus bebas dan stabil
¨ Hubungan
pendahulu harus dijelaskan dan dijaringkan bersama – sama
¨ Perkiraan
waktu cenderung subyektif dan tergantung manajer
¨ Ada
bahaya terselubung dengan terlalu banyaknya penekanan pada jalur kritis
- Pengendalian (Controlling)
àPengendalian
proyek meliputi pengendalian terhadap sumber daya, biaya, kualitas dan anggaran,
pengendalian proyek juga digunakan untuk merevisi rencana proyek dan memungkinkan untuk mengganti/menggeser sumber
daya ke tempat yang memerlukan (mengelola
ulang) sehingga tepat waktu dan biaya,
pengendalian proyek melibatkan pengawasan
ketat pada sumber daya, biaya, kualitas
dan budget pengendalian.
¨ Siklus
Proyek
Tahapan
proyek :
1. Inisiasi
Tahap
awal proyek, meliputi :
¨ Penentuan
syarat – syarat referensi
¨ Penetapan
Tujuan
¨ Kesepakatan
Anggaran
¨ Persetujuan
Proyek
2. Spesifikasi
Penetapan
rinci syarat – syarat dan tim proyek akan menaganalis persyaratan yang diajukan
pemakai dan didokumentasikan dalam spesifikasi persyaratan.
3. Rancangan
Mewujudkan
gagasan – gagasan yang telah dibuat pada tahap spesifikasi. Bentuknya berupa
rencana diagram, modal kerja, prototipe atau spesifikasi terinci
4. Instalasi/
Pelaksanaan
Tahapan
pengoperasian produk yang telah dirancang/ dibangun.
5. Kehendak
Tahap
akhir proyek dimana seluruh proyek telah diselesaikan.
¨ Syarat
Referensi
à Sebagai
pedoman bagi manajer proyek untuk menjelaskan resiko yang ada, dugaan, waktu,
sumberdaya dan persyaratan anggaran.
1. Wewenang
dan sponsor proyek
2. Pelanggan
3. Tujuan
4. Cakupan
5. Kekangan
6. Biaya/Anggaran
7. Sumberdaya
8. Apa
yang bisa diserahkan
9. Tahap
dan Jadwal Proyek
10. Strategi
11. Resiko
12. Dugaan
13. Peranan
dan Tanggung Jawab
0 Komentar untuk "Manajemen Proyek Sistem Informasi, Tahapan Manajemen Proyek"
Silahkan berkomentar sesuai artikel